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Interview des Monats

Der FG Ausschuss wählt einen spannenden und innovativen Ansatz für die Organisation der Zusammenarbeit: Mit einem „Fachgruppen-WIKI“ soll die Arbeit im Ausschuss und im Fachgruppenbüro stärker vernetzt und koordiniert werden. Begleitet wurde der Prozess von Dr. Stefan Hagen (www.hagen-management.at) und seinem Team. In einem ersten Schritt wurde das Konzept gemeinsam mit dem Fachgruppenbüro entwickelt, dann wurde die eingesetzte WIKI-Technologie optisch und inhaltlich angepasst.

Herr Hagen, welche Überlegungen steckten dahinter, ein solches WIKI zu starten?

Als Beratungsunternehmen beschäftigen wir uns bereits seit ca. 10 Jahren intensiv mit neuen Technologien, insbesondere der Business-WIKI-Lösung Confluence. Damit können wir die Ziele und Inhalte der Organisationsprojekte wesentlich rascher und effektiver „auf den Boden bringen“.

Die Idee für das WIKI entstand im Anschluss an die FG Strategieklausur, die ich im vergangenen Sommer als Moderator begleitete. Dort wurde das umfangreiche Arbeitsprogramm für das kommende Jahr gemeinsam erarbeitet. Es liegt auf der Hand, dass diese Maßnahmen und Projekte wesentlich effizienter und gezielter umgesetzt werden können, wenn die Zusammenarbeit gut organisiert ist. Genau hier setzt das FG-WIKI an: Alle Ausschussmitglieder sollen permanent über den aktuellen Stand der Projekte informiert sein, und auch die Abstimmung der verschiedenen Aufgaben, Termine etc. soll durch das Tool wesentlich erleichtert werden.

Was  ist der Nutzen des Systems aus Ihrer Sicht und im speziellen für den Fachgruppenausschuss?

Moderne WIKI-Systeme unterstützen die drei K’s: Kommunikation – Koordination – Kollaboration. So auch im Fall der Fachgruppe. Zudem verfügt das Confluence Tool über eine sehr leistungsfähige Suchfunktion. Inhalte und Dokumente, die zentral im WIKI abgelegt sind, werden in der Regel in Sekunden gefunden.

Das fachliche Konzept, das mit einem derartigen WIKI umgesetzt wird, nennt sich „Enterprise 2.0“. Das bedeutet, dass Unternehmen „Social Software“ einsetzen, um die interne Organisation aber auch die externe Kommunikation zu unterstützen. Wir sind davon überzeugt, dass diese Technologien schon in wenigen Jahren aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken sind.

Wie kann dieses Werkzeug in der Fachgruppe konkret angewendet werden?

Der wichtigste Anwendungsfall besteht am Beginn wahrscheinlich in der strukturierten Planung und Abwicklung der verschiedenen Projekte. Zudem sollen alle Besprechungen im WIKI dokumentiert werden, und auch der laufende Informations- und Kommunikationsfluss zwischen den Funktionären und dem Fachgruppenbüro wird unterstützt.

Mittelfristig sehe ich die große Chance darin, möglichst alle relevanten Fachgruppeninformationen im Wiki zu erfassen. Dadurch kann eine hohe Kontinuität und Transparenz gewährleistet werden – gerade auch über Funktionsperioden hinweg.

Herzlichen Dank für das Gespräch!